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Welche Fristen gelten für die Speicherung von Daten hinsichtlich DSGVO

DSGVO konforme Datenspeicherung - Information zur datenschutzrechtlichen Speicherbegrenzung DSGVO konforme Datenspeicherung - Information zur datenschutzrechtlichen Speicherbegrenzung heladodementa @pixabay.com

Seit spätestens 25. Mai 2018 ist die Abkürzung DSGVO in aller Munde. Doch welche Fristen hinsichtlich Aufbewahrung und Verjährung gelten in Bezug auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung für die sog. Speicherung und Speicherbegrenzung in Unternehmen? Beispielsweise gilt in Österreich eine zivilrechtliche Verjährungsfrist von 30 Jahren. Durch die DSGVO werden Unternehmer allerdings dazu angehalten sich Gedanken zu machen, ob diese Frist tatsächlich notwendig ist.

In der österreichischen Gesetzgebung sind Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen für unterschiedlichste Bereiche geregelt. Um Ihre unternehmerischen Datenschutzerklärungen gesetzeskonform zu formulieren, haben wir Ihnen hier eine Übersicht, anhand des Informationsbeitrags der WKO (EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen), zusammengestellt.

I. Zollrecht, Steuerrecht und Rechnungswesen

  1. Zollrechtlich relevante Aufzeichnungen unterliegen, nach § 23 Abs. 2 Zollrechts-Durchführungsgesetz, einer Frist von 5 Jahren.
  2. Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von Daten nach § 132 Abs 1 BAO beträgt grundsätzlich 7 Jahre sowie darüberhinausgehend solange wie diese für die Abgabenbehörde für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind.
  3. Die unternehmens- sowie die umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach §§ 190, 212 UGB bzw. § 18 Abs 2 3. Unterabsatz UStG beträgt 7 Jahre.
  4. Umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflichten hinsichtlich der Spezialbestimmungen für Grundstücke nach § 18 Abs 10 UStG betragen 22 Jahre.

II. Vertragswesen

  1. Hinsichtlich Gewährleistung nach § 933 ABGB beträgt die Frist bei beweglichen Gütern 2 Jahre, bei unbeweglichen Gütern 3 Jahre.
  2. Für Ansprüche aus Werkverträgen nach § 1489 ABGB (sofern die Leistung im Rahmen eines gewerblichen oder geschäftlichen Betriebs erbracht wurde) sowie für Kaufpreisforderungen bei beweglichen Gütern nach § 1062 iVm § 1486 ABGB, Forderungen von Miet- und Pachtzinsen nach § 1486 ABGB und allgemeiner Schadensersatzansprüche nach § 1489 ABGB (Entschädigungsklagen, wenn Schaden und Schädiger bekannt sind) gilt jeweils eine Frist von 3 Jahren.
  3. Haftungsansprüche nach § 13 PHG unterliegen einer Frist von 10 Jahren.
  4. Für Kaufpreisvorderungen unbeweglicher Güter entsprechend e contrario § 1486 ABGB sowie bei allgemeinen Schadenersatzansprüchen nach § 1489 ABGB, wenn Schaden und Schädiger nicht bekannt sind (betrifft insbesondere auch Arbeitsunfälle), gilt eine Frist von 30 Jahren.

III. Arbeitsverhältnisse

  1. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Bewerbung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG unterliegen einer Frist von 6 Monate.
  2. Für Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach §§ 15 Abs 1a und 29 Abs 1a GlBG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 3 BEinstG gilt eine Frist von 6 Monaten.
  3. Die Frist für Ersatzansprüche des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach § 34 AngG bzw. § 1162d ABGB beläuft sich auf 6 Monate.
  4. Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei leichter Fahrlässigkeit nach § 6 DHG unterliegen einer Frist von 6 Monaten.
  5. Die Frist für Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Beförderung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG beträgt 6 Monate.
  6. Im Falle von Ansprüchen auf Ersatz wegen diskriminierender Belästigung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 4 BEinstG ist die Frist mit 1 Jahr festgesetzt.
  7. Der Anspruch auf Urlaub nach § 4 Abs 5 UrlG unterliegt einer Frist von 2 Jahren ab Ende des Urlaubsjahres, in dem der Urlaub entstanden ist.
  8. Für Jugendlichenverzeichnisse nach § 26 Abs 2 KJBG gilt eine Frist von 2 Jahren.
  9. Ansprüche auf Ersatz von allfälligen Vorstellungskosten nach § 1486 Z 5 ABGB unterliegen einer Frist von 3 Jahren.
  10. Für Ansprüche des Arbeitnehmers auf Entgelt oder auf Auslagenersatz sowie des Arbeitgebers wegen darauf gewährter Vorschüsse nach § 1486 Z 5 ABGB gilt eine Frist von 3 Jahren.
  11. Eine Verfolgungsverjährung wegen Unterentlohnung nach § 31 Abs 1 VStG iVm § 29 Abs 4 LSD-BG ist mit 3 Jahren befristet.
  12. Ansprüche auf Ersatz wegen sexueller Belästigung nach § 15 Abs 1 GlbG unterliegen einer Frist von 3 Jahren.
  13. Für Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz sowie sonstige Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers nach § 1489 ABGB ist eine Frist von 3 Jahren festgesetzt.
  14. Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Schlechterstellung beim Entgelt, freiwilligen Sozial­leistungen, Schulungs- und Weiterbildungs­maß­nahmen oder sonstigen Arbeitsbedingungen nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 5 BEinstG unterliegen einer Frist von 3 Jahren.
  15. Die Frist für Anspruch auf Urlaubsersatzleistung nach § 1486 Z 5 ABGB beträgt 3 Jahre.
  16. Daten betreffend Sozialversicherungsbeitragspflicht nach § 68 ASVG unterliegen einer Frist von 3 bzw. 5 Jahren.
  17. Für die Haftung bzgl. Abfertigungsansprüchen und Betriebs­pensionen nach Betriebsübergang nach § 6 Abs 2 AVRAG beträgt die Frist 5 Jahre.
  18. Für Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle nach § 16 ASchG beträgt die Frist mind. 5 Jahre.
  19. Hinsichtlich Aufzeichnungen über Überlassung von Arbeitskräften nach § 13 Abs 3 AÜG ist die Frist mit 5 Jahren festgelegt.
  20. Für Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht nach § 132 Abs 1 BAO gilt eine Frist von 7 Jahren.
  21. Ansprüche auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1478 ABGB sind mit 30 Jahre befristet.

IV. Branchenspezifische Fristen

  1. Arbeitszeitaufzeichnungen inkl. Ruhezeiten nach § 10 Schiffsbesatzungsverordnung (Schiffstagebuch und Bordbuch) sind über 6 Monate aufzubewahren.
  2. Das Wochenberichtsblatt nach § 4 Abs 4 Wochenberichtsblatt-Verordnung (Ausbildung von Jugendlichen zu Kraftfahrern) muss bis 1 Jahr nach Beendigung des Lehrverhältnisses aufbewahrt werden.
  3. Arbeitszeitaufzeichnungen des Zugpersonals nach § 18k AZG sind über 1 Jahr aufzubewahren.
  4. Aufzeichnungen nach § 169 LFG müssen 1 Jahr aufbewahrt werden.
  5. Die Aufbewahrungspflicht nach § 102 Abs. 4 LFG ist mit 2 Jahren bemessen.
  6. Die Aufbewahrungsfrist von Fahrtenbüchern, Lenkzeiten, udgl nach den §§ 17 Abs 5, 17b AZG, der Schaublätter der Fahrtschreiber bzw. der vom Kontrollgerät aufgezeichneten Daten nach § 103 Abs. 4 KFG sowie Geschwindigkeitsmesser, Fahrtschreiber und Wegstreckenmesser nach § 24 KFG beträgt 2 Jahre.
  7. Die Aufbewahrung des Haushaltsbuches sowie der Belege für Personenbetreuer nach § 160 GewO ist mit einer Frist von 2 Jahren bemessen.
  8. Für Unterlagen und Dokumente nach § 2 Abs. 6 Düngemittelverordnung: beträgt die Aufbewahrungsfrist 2 Jahre.
  9. Aufbewahrungspflichten bzgl. Ammoniumnitratdünger nach Art 26 Abs. 3 EU-Düngemittel-Verordnung gelten solange der Markt mit dem Düngemittel beliefert wird sowie für weitere 2 Jahre, nachdem der Hersteller das jeweilige Düngemittel vom Markt genommen hat.
  10. Aufzeichnungspflichten für Betreiber von Tierheimen und Tierpensionen nach 29 Tierschutzgesetz (Vormerkbuch) sowie Aufzeichnungen nach § 13 Tierhaltungs-Gewerbeverordnung sind mit 3 Jahren festgelegt.
  11. Aufzeichnungen über den Ausbildungsgang eines jeden Fahrschülers nach § 64b Abs. 8 und 8a Kraftfahrgesetz-Durchführungsverordnung (KDV) sind über 3 Jahre aufzubewahren.
  12. Für Fahrtenbücher zum Nachweis der Verwendung von Probekennzeichen nach § 45 Abs. 6 KFG gilt eine Aufbewahrungspflicht von 3 Jahren.
  13. Aufzeichnungen der Erzeuger und Arzneimittelgroßhändler über psychotrope Stoffe nach § 8 Psychotropenverordnung sowie Vormerkungen von Erzeugern und Arzneimittelgroßhändler nach § 8 Suchtgiftverordnung müssen über 3 Jahre aufbewahrt werden.
  14. Die Aufbewahrung der Unterlagen nach Art 3 und 4 der EU-Verordnung 111/2005 für die Überwachung des Handels mit Drogenausgangsstoffen beträgt 3 Jahre.
  15. Die Identifizierungspflicht innerhalb der Lieferkette nach Art 7 EU-Kosmetikverordnung 1223/2009 ist mit 3 Jahren befristet.
  16. Die Aufbewahrungspflichten des Arbeitskräfteüberlassers betreffend überlassene Arbeitnehmer nach § 13 AÜG belaufen sich auf 5 Jahre.
  17. Für Unterlagen nach § 15 Abs. 1 Arzneimittelbetriebsordnung (AMBO) gilt eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren.
  18. Die Aufbewahrungspflicht nach Art 8 der EU-Verordnung 98/2013 über die Vermarktung und Verwendung von Ausgangsstoffen für Explosivstoffe beträgt 5 Jahre.
  19. Die Aufbewahrungspflichten nach § 11 Abs. 3 Pflanzenschutzmittelgesetz betragen 5 Jahre.
  20. Die Geldwäschebestimmungen nach § 365y GewO (Aufbewahrung der verlangten Dokumente oder der Referenzangaben sowie alle Belege und Aufzeichnungen betreffend Geschäftsbeziehungen und Transaktionen) sowie nach § 51 BiBuG (Identifizierungsunterlagen sowie Belege und Aufzeichnungen von sämtlichen Transaktionen und Geschäftsbeziehungen) und § 21 Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GWG) (Kopien erhaltener Dokumente und Informationen, Transaktionsbelege und –aufzeichnungen) legen eine Aufbewahrungsfrist von 5 bzw. mind. 5 Jahren fest.
  21. Die Aufbewahrungspflichten nach § 21 Investmentfondsgesetz (InvFG) betragen mind. 5 Jahre (auf Anordnung der FMA im Einzelfall auch länger).
  22. Die Aufbewahrungspflicht nach § 18 Zahlungsdienstegesetz (ZaDiG) liegt ebenso bei mind. 5 Jahren.
  23. Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 33 WAG 2018 betragen mind. 5 Jahre bis max. 7 Jahre in besonderen Umständen nach einer Verordnung durch die FMA.
  24. Dokumentationspflichten nach der Verordnung über die Konformitätsbewertung von Medizinprodukten sind mit 5 bzw. 15 Jahren befristet.
  25. Gästeverzeichnisblattsammlungen nach § 19 Abs. 5 Meldegesetz-Durchführungsverordnung müssen über 7 Jahre aufbewahrt werden.
  26. Die Aufbewahrungspflicht nach § 7 Giftverordnung beträgt 7 Jahre.
  27. Für Korrespondenz und Geschäftsbücher von Auskunfteien nach § 152 GewO liegt die Frist bei 7 Jahren.
  28. Die Aufbewahrungspflicht nach § 98 VAG beträgt 7 Jahre.
  29. Abfallaufzeichnungen gem. § 17 AWG iVm § 3 Abfallnachweisverordnung (ANV) unterliegen einer Frist von 7 Jahren.
  30. Für die Aufbewahrung von Begleitscheinen im Sinne des § 18 Abs 1 AWG 2002 iVm § 8 Abfallnachweisverordnung gilt eine Frist von 7 Jahren.
  31. Aufbewahrungspflichten nach der Allgemeinen Strahlenschutzverordnung (AllgStrSchV) (ua §§ 16, 19, 31) unterliegen einer Frist von 7 Jahren.
  32. Die Aufbewahrung von Verwertungsnachweisen nach der Altfahrzeugeverordnung (§§ 5, 11, 12a iVm Anlage 3) ist mit 7 Jahren befristet.
  33. Die Aufbewahrungspflicht nach § 43 Abs. 1 Chemikaliengesetz (ChemG) beläuft sich auf 7 Jahre.
  34. Die Aufbewahrungspflicht des Typenscheinverzeichnisses nach § 30 KFG beträgt 10 Jahre.
  35. Produktinformationsdateien nach Art 11 EU-Kosmetikverordnung 1223/2009 müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
  36. Aufbewahrungspflichten nach Art 36 der EU-Verordnung 1907/2006 (REACH-Verordnung) betragen mind. 10 Jahre.
  37. Die Aufbewahrung ärztlicher Aufzeichnungen und Dokumentationen gem. § 51 Abs. 3 ÄrzteG ist mit 10 Jahren befristet.
  38. Röntgenbilder, Videoaufnahmen und andere Bestandteile von Krankengeschichten gem. § 10 Abs. 1 Z 3 KaKuG, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist, sowie bei ambulanten Behandlungen beträgt die Aufbewahrungspflicht 10 Jahre.
  39. Behandlungsdokumentationen von medizinischen Masseuren und Heilmasseuren nach § 3 MMHmG sind 10 Jahre lang aufzubewahren.
  40. Für Dokumentationen im Zusammenhang mit Gewebeentnahmen gem. §§ 5, 16 Gewebesicherheitsgesetz (GSG) gilt eine Frist von mind. 10 Jahren; bzgl. Teilen, die für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit unerlässlich sind, beträgt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre.
  41. Die Aufbewahrungspflicht chargenbezogener Unterlagen nach § 15 Abs. 9 Arzneimittelbetriebsordnung (AMBO) beträgt 15 Jahre.
  42. Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht nach § 46 Arzneimittelgesetz (AMG) gilt eine Frist von 15 Jahren.
  43. Für die Aufbewahrung von Krankengeschichten in Krankenanstalten gem. § 10 Abs. 1 Z 3 KaKuG, Dokumentationen und Zustimmungserklärungen im Zusammenhang mit medizinisch unterstützter Fortpflanzung gem. § 18 Fortpflanzungsmedizingesetz (FMedG) sowie Dokumentationen bei Organentnahmen und –transplantationen gem. §§ 3e, 3f KaKuG beträgt die Frist 30 Jahre.
  44. Dokumentationen von Eingängen, Abgängen und Anwendungen von Blut oder Blutbeständen im Rahmen des Blutdepots gem. § 8f KaKuG müssen über 30 Jahre aufbewahrt werden.
  45. Das Implantatregister von Medizinproduktebetreibern nach § 10 Medizinproduktebetreiberverordnung unterliegt einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Fragen zur DSGVO und der richtigen Anwendung in Ihrem Unternehmen?

Unser Team steht Ihnen gerne zur Beantwortung Ihrer Fragen zur Vefügung und berät Sie kompetent, wie Sie mit der DSGVO, dem Thema des Datenschutzbeauftragten und der Speicherung von Daten richtig umgehen.

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Sagbo Maurille

RT @africatechup: Rejoignez cette belle opportunité afin de développer au côté des développeurs, ingénieurs data, ingénieurs IA des projets…

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